Time blocking: la técnica que va a revolucionar tu productividad

El año pasado, en plena pandemia, empecé a probar distintas técnicas para acomodar mi día. Quería buscar la mejor forma de aprovechar el estar todo el día encerrado en mi casa.

Tuve checklists, probé herramientas de project management, notas, postits, agenda, libreta… de todo. Entre tantas cosas aprendí a despertarme temprano y a organizar mi mañana; y a sacarle el máximo provecho a una herramienta que ya utilizamos todos los días: el calendario. El mismo que, actualmente, seguramente solo usás si tenés alguna llamada o junta, y nada más. Bueno, eso va a cambiar.

¿Qué es el time blocking?

Es una técnica para dividir tu día en bloques de tiempo, durante los cuales tu atención está enfocada en una sola tarea.

¿Para qué sirve?

• Reducir estrés: Ya tenés tu día organizado por completo, no es necesario que te preocupes por el qué ni el cuándo.
• Bloquear tiempo para todo: No solo vas a destinar tiempo inamovible a tus juntas, sino también a trabajar y descansar.
• Claridad sobre tu tiempo: Vas a poder entender a qué le dedicás más tiempo y aprender a organizarte mejor día a día.

Herramientas necesarias

Un calendario como Google Calendar, o también podés hacerlo con una agenda impresa si es lo que te gusta. Y nada más.

Implementación

Cada tarea se registra en el calendario con día, hora y duración.

Si es muy grande, se divide en tareas más pequeñas.

Se deben incorporar tareas que sean ajenas al trabajo.

Las juntas y llamadas, por supuesto.

Y también de distintos proyectos personales.

Elegí un color distinto para cada tipo de bloque de tiempo: personal, trabajo, proyecto, ocio, etc…

Y cambiá la tonalidad si requiere a otra parte involucrada. Clara si es una tarea solo tuya y oscura si requiere de otra cosa (como ir al gimnasio) o persona (como una junta).

Tenés que considerar también traslados, partidos de fútbol, eventos y lo que sea que te vaya a tomar tiempo.

Al final del día podés revisar a qué le dedicaste tiempo de un vistazo, gracias a los colores, tonalidades y tamaño de bloques.

Últimos consejos

• Prepará tu semana, hoy: Todo lo que puedas planear y ya bloquear, hacelo. Como horas para comer, leer, estudiar, etc… Yo tengo mis mañanas, hora de comida y noches ya armadas de lunes a viernes, voy completando todo lo demás alrededor de esa estructura base.
• Ajustá durante el día: No está escrito en piedra. Surgirán nuevas tareas que tengan prioridad, mové los bloques a otro día y listo. Lo importante es tener el tiempo apartado, y si se puede hacer en otro momento, se mueve.
• Asigná al instantae la tarea: No esperes. Si te piden algo, abrí tu teléfono y asignalo con tiempo en el calendario, después lo podés ajustar. Así ya te quedás tranqui que le pusiste un día, hora y tiempo, si es poco o mucho cuando tengas un ratito lo revisás y acomodás.

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