14 consejos para una presentación ganadora
¡Este artículo se convirtió en un libro de 100 páginas! Con revisiones sobre estos consejos y muchos más nuevos, junto a un diseño pensado para que se te queden grabados todos después de la primera leída.
Alejandro Sena
Cuando era chico, como seguro le pasó a la mayoría, odiaba presentar en la escuela frente a todo mi salón. Quizás porque nunca estaba preparado (fui un pésimo alumno en todos los niveles) o por simple miedo escénico, quién sabe… La cuestión es que ahora es una de las cosas que más disfruto hacer: pararme frente a un grupo de personas y explicar algo que estuve preparando con la finalidad de convencerlos.
La vida y el trabajo me han llevado a presentar frente a auditorios reales y virtuales, pequeñas oficinas y grandes salas de juntas de gobierno, al empleado nuevo que no tiene poder de decisión alguno y a dueños de empresas, deportistas consagrados, empresarios exitosos y a al menos un presidente de un país, tanto en mi idioma como en inglés.
Todo esto me ha dado cierto conocimiento en el tema que quiero compartir, como debe hacerse con todo saber, y por eso junté estos 14 consejos que considero esenciales para hacer presentaciones ganadoras, tanto la creación de la misma como su exposición.
Voy a intercalar el orden con consejos sobre la exposición y la presentación, para que no se aburran.
Todos los ejemplos utilizados en este artículos son de presentaciones reales, pero alterados para ocultar la identidad del cliente y la privacidad de la información.
1. Te digo lo que te voy a decir, te lo digo y te lo repito
Quiero comenzar con este consejo, el cual es el más largo, porque establece la estructura básica para presentar y así podés guiarte más fácil por los siguientes.
El objetivo es dejar muy claro todo el contenido de la presentación. Mi acercamiento a este esquema de tres partes es el siguiente:
- Agenda (Te digo lo que te voy a decir)
- Contenido de la presentación (Te lo digo)
- Resumen o Conclusiones (Te lo repito)
Agenda
Lo primero a revisar es el listado de temas que se van a tocar durante la presentación. Esto es útil porque el cliente (le voy a llamar así siempre, así sea un auditorio de 500 personas) ya sabe qué esperar y con esto evitás que se adelanten con preguntas, así como desde el inicio irlos adentrando en la historia que les vas a contar a lo largo de tu exposición.
Contenido de la presentación
Esto, como tal, son todos los slides (o diapositivas) que componen tu presentación. Los que deberán ir contando la historia, conectándose los unos con los otros hasta llegar al punto más alto, el cual puede ser una cotización, revelación de un logo, idea o lo que sea. Pero todo esto lo veremos más adelante.
Resumen o Conclusiones
Dependiendo el tipo de presentación podés tener resumen o conclusiones.
El resumen lo utilizás cuando NO se busca tomar acción posterior a la exposición, por ejemplo, en presentaciones educativas, para recapitular lo que hablaste, al comunicar el estado de un negocio o proyecto solo a nivel informativo, o en pitches donde querés recordarle al cliente todo lo propuesto.
Las conclusiones, por otro lado, las vas a utilizar cuando SÍ buscás que se tome acción. Por ejemplo, podés incluir conclusiones luego de un estudio de mercado para indicar qué se debe hacer con la información expuesta, como cambiar los contenidos a publicar en redes sociales o bajar una determinada campaña de la calle. En un negocio o proyecto, se puede tomar acción sobre para dónde llevarlo en vista de los resultados obtenidos hasta el momento.
Dependiendo la presentación decidirás si querés repetir lo que se acaba de ver para reforzarlo o para tomar acción en consecuencia.
2. Mueve el que presenta
Quitemos esto del medio de una vez y que sea una regla: el que va a presentar maneja la presentación.
La exposición no es una descripción de lo que vemos en pantalla, sino un discurso acompañado e ilustrado por material adicional para comunicar mejor el mensaje.
Nada de estar pidiendo «siguiente, por favor» ni ir pausando tu relato hasta que cambie la diapositiva. El que presenta tiene que poder mover la presentación, porque la exposición no es una descripción de lo que vemos en pantalla, sino un discurso acompañado e ilustrado por material adicional para comunicar mejor el mensaje.
Quien presenta sabe el momento exacto de iniciar un video, mostrar una imagen o pasar a la diapositiva que tiene los números grandes, así como detenerse más o menos según la reacción que está teniendo el cliente.
3. Guiar al cliente por tu razonamiento
Llegaste a una conclusión, diseño, propuesta o idea luego de muchas idas y vueltas, a veces solo y otras en equipo, no podés presentar el final del proceso de razonamiento, tenés que guiar al cliente por el mismo.
Debés hacerlo partícipe de tu solución, para que entienda las razones detrás de cada decisión que tomaste, tanto a nivel creativo como de negocio.
Si vas a presentar un eslogan el cliente tiene que entender de dónde viene, el racional detrás, la etimología de las palabras utilizadas, los muchos sentidos que le encontraste a esa frase o cómo cumple con los objetivos de comunicación de la marca. Si es la solución a un problema de dinero, antes tenés que mostrar todo el análisis por el cual navegaste. Igual para una estrategia de marketing, contenido o hasta cambiar de color un impreso.
Podés ser la eminencia más grande y respetada en el tema, pero siempre es necesario justificar la decisión propuesta. Refleja seriedad y no deja lugar a dudas.
4. Practicar es la clave
No hay nada más importante. La presentación puede no ser tan buena, pero si la exposición lo es, es probable que el cliente se lleve un buen sabor de boca.
Esto es aún más importante cuando en una misma presentación expone más de una persona, coordinar lo que cada uno va a decir, cuando entra y cuando sale sin estar preguntando «¿quién sigue?» frente al cliente, entender los momentos para interrumpirse y complementar.
El conocer cada detalle y saber lo que viene te permite conectar las ideas y contar una historia, en lugar de comentar diapositivas.
Mi recomendación es que duermas las presentaciones, esto quiere decir practicarlas y repasarlas días antes de cuando se va a exponer. Durante la noche las ideas se fijan y todo sale mucho más natural. Además, el pensarla durante muchos días permite mejorarla con ideas que te aparecen en la ducha, camino a la oficina o escuchando un podcast. Se integra mucho más y fluye, el conocer cada detalle y saber lo que viene te permite conectar las ideas y contar una historia, en lugar de comentar diapositivas.
Lo anterior aplica también para presentaciones grupales, solo que para éstas es importante hacer ensayos reales, como si el cliente estuviese presente e, idealmente, con un cronómetro para asegurarse que se está por debajo del tiempo disponible y con margen para preguntas.
Por último, practicar la presentación te hace dar cuenta cuando no tiene continuidad, hay datos o textos que no se entienden, un slide debe decirlo uno u otro de los expositores porque lo conoce mejor y te confirma si la estructura general tiene sentido o no.
5. Demostrar conocimiento e investigación
Además de ser sumamente útil investigar sobre el producto, servicio, cliente sobre lo cual o a quien le vas a presentar para estar mejor preparado, ya que estamos exprimí al máximo ese esfuerzo.
Unos slides a modo de benchmark le dicen a tu cliente que hiciste la tarea, y quizás le des información que no tenía, además de tener una base sobre la cual proponer tus soluciones.
Hay muchos tipos de benchmarks que se pueden hacer, acá algunos ejemplos:
- ¿Dónde se ubica en redes sociales? Comparación con su industria de cantidad de publicaciones, seguidores, interacciones, tipos de contenidos y lo que puedas conseguir.
- ¿Dónde se ubica en su industria? En total de ventas, audiencia alcanzada y productos líderes. Con este punto tenés que tener MUCHO cuidado, no intentes demostrar que sabés más que ellos de su propia empresa, sino que con mucha humildad quisiste entender mejor el negocio para la propuesta.
- Dar datos generales de estudios relevantes. Cómo cambió el consumo con la pandemia, los contenidos en redes preferidos por generación, tendencias en la forma de comunicarse y todo material que podamos usar luego para justificar tu propuesta.
En resumen, tenés dos objetivos principales: demostrar interés, profesionalismo y que hiciste tu tarea; y luego usar la frase «como vimos anteriormente» para justificar las distintas propuestas que hagas más adelante.
6. Es una obra de teatro
No es una exposición, estás sobre un escenario y frente a vos tu audiencia. Unos pocos ansiosos de verte y a otros los llevaron a la fuerza y no quieren saber nada con vos. Ese es tu público y tenés que captar la atención de todos, para finalmente convencerlos.
Tu principal competidor es la computadora o el teléfono que tienen todos los asistentes en frente.
¿Cómo lograrlo? Van algunos tips para mejorar nuestro desempeño:
- Usá el vestuario adecuado. Y esto no quiere decir ir de saco y corbata, claro que no, podés ir de jean y playera / remera a gobierno para destacar, demostrar tu perfil creativo, o muy a la moda con un cliente de la industria de lujo, para que te vea y ya asuma que entendés de su producto.
- Caminá el escenario. No te quedes quieto y mucho menos sentado, demostrá soltura y confianza yendo de un lado a otro de la presentación.
- Mirá a tu audiencia a los ojos. Y los vas a obligar a prestarte atención, que no estén haciendo otra cosa y, además, a conectar y entender si les está gustando lo que ven o no (y decidir qué hacer al respecto).
- Jugá con tu voz. No seas monótono, hay momentos para elevarla y otros para bajarla, cosas para decir rápido y otras muy lento, hacer pausas, respirar y generar expectativa. El ritmo de la exposición lo determinás vos.
- Mové las manos. Gesticulá como si fueses italiano, señalá, hacé figuras, acompañá lo que decís o aparece en pantalla con movimientos, todo suma al espectáculo y a la atención.
- Sonreí. Y no puedo expresar cuán importante es este punto. Desde que entrás a la sala o escenario, sonrisa, no tiene que ser algo gigante sino solo que demuestre buena onda, actitud y predisposición, ganas de estar ahí y hablar con ellos. Se contagia y queremos que nuestro cliente tenga ganas de escucharnos.
Recordá que tu principal competidor es la computadora o el teléfono que tienen todos los asistentes en frente. Hacé tan entretenido y completo tu performance que no puedan quitarte los ojos de encima.
7. Resaltar el punto de atención y nunca competir con la diapositiva
Estos dos consejos van juntos porque pueden parecer contradictorios, pero no lo son.
En las diapositivas que presentes es muy importante llevar la atención del cliente hacia lo que quieras que vea. Esto se logra resaltando un número, gráfico, foto o texto, para que la información que esté recibiendo ilustre tu exposición y evites que recorra todo el slide en busca de ella, lo cual lleva al siguiente punto…
Evitá competir con las diapositivas por la atención de tu audiencia, complementándolas. Por ejemplo, si reproducís un video con audio dejá que el cliente lo vea y luego continuá, no hables encima, si no tiene audio podés acompañarlo relatando lo que sucede o querés que entiendan de las imágenes. Lo mismo sucede con tablas llenas de número o mucho texto, obligás a decidir entre intentar comprender el slide o prestarte atención.
Solo mostrá la información que sea necesaria, resaltá las áreas del slide a las cuales el cliente debe prestar atención y complementá exposición y presentación, no compitas.
8. Conectar con experiencias reales
O no tan reales… Tengo un amigo que para convencer sobre sus ideas siempre dice «estuve hablando con N personas y me comentaron que no entendían muy bien la campaña actual». Incomprobable, pero efectivo.
Del mismo modo podés usar tus anécdotas personales, las cuales son difíciles de comprobar por el cliente, para conectar. Humanizarte. Demostrarles que tenés algún tipo de relación personal con el tema que vas a presentar.
- Un amigo ahorró para comprarse un coche de esa marca, en el cual hicieron un viaje juntos a la playa.
- Tu abuela te cocinaba, cuando eras chico, con uno de los productos del cliente.
- Casualmente estás usando ropa de la marca del cliente.
- Tus últimas vacaciones te hospedaste en sus hoteles.
El chiste no es mentir, sino indagar en las profundidades de tu historia y la de tus conocidos para encontrar alguna conexión que te acerque más a tu cliente, lo cual te dará cierta ventaja a comparación tu competencia (en un pitch, por ejemplo, donde cada milímetro cuenta).
9. Los ejemplos son los maestros de la convicción
No le digas al cliente cómo pueden verse sus publicaciones si cambiás la paleta de colores, hacé un dummie que lo muestre.
No le expliques cómo la competencia está innovando en la comunicación, mostrá capturas de los casos de éxito.
No le asegures que la generación Z es la de mayor influencia en redes sociales, enseñá el reporte de donde tomaste la información.
Evitá toda especulación o margen para debate sobre la información sobre la cual está basada tu propuesta, y si no tenés el ejemplo de algo que estás proponiendo que entonces sea un punto secundario, o mejor directamente no usarlo.
10. Hacer partícipe a la audiencia
«¿Cuántos de acá vieron su teléfono desde que comenzó esta junta?». No es necesario que te respondan, ya todos son parte de nuestra exposición. Hacer preguntas para integrar al cliente, activa o pasivamente, los engancha aún más porque se sienten tocados, son el problema o la solución.
En el ejemplo que di recién podés hablar de la necesidad de un producto que desconecte a la gente de su teléfono, en ese caso el cliente entiende la problemática porque acabás de demostrar que es parte del problema.
Por el contrario, si estás vendiendo una aplicación podés destacar la capacidad de llegar en todo momento a nuestro consumidor, inclusive en una junta importante (guiño).
Activamente podés hacer participar a la audiencia levantando la mano, contestando alguna pregunta, o con sistemas más avanzados respondiendo alguna encuesta online que luego mostrarás en vivo en la pantalla. Yo prefiero la opción pasiva, te permite más control, no incomoda a las personas tímidas y la inversión de tiempo es mínima.
11. Los videos son tus mejores amigos (o peores enemigos)
Un video corto, llamativo, con buena música e imágenes y un ritmo llevadero al inicio de tu presentación ya pone al cliente en el estado de ánimo correcto. Si, además, ese video muestra parte de tu oferta de valor, aún mejor, porque inicia enganchado con lo que le vas a presentar luego.
De chicos cuando en la escuela ponían una película, era el momento para dormir. Ahora de grandes cuando ponen un video en una presentación, es el momento de mirar el celular.
Por el contrario, si el video es largo y aburrido, es tu peor enemigo. Por regla general, que dure menos de un minuto (si está buenísimo que dure lo que quieras, claro) e informarle eso a la audiencia «si tengo su atención, vamos a ver un video muy cortito, no son ni 40 segundos».
De chicos cuando en la escuela ponían una película, era el momento para dormir. Ahora de grandes cuando ponen un video en una presentación, es el momento de mirar el celular. Del mismo modo que nuestros contenidos en redes sociales compiten con toda la oferta que hay en Internet, lo hacen nuestros videos en presentaciones, ya que esa oferta, completa, la tiene nuestra audiencia en la mano.
12. Toda obra de teatro necesita accesorios
Los objetos cumplen la función de convertir lo hablado o mostrado en la presentación en real. En algo que existe.
Si vendés algo tangible, llevá muestras a la junta, que se pueda ver o bien que tu cliente pueda interactuar directamente con el producto.
Si vendés algo intangible, llevá accesorios para ilustrar y acercar tu producto a algo tangible. Puede ser algo tan sencillo como sacar tu teléfono del bolsillo, levantarlo y usarlo como ejemplo de que todos podríamos llevar tu producto encima todo el tiempo (una app, sitio web, canal de YouTube y casi cualquiera digital).
El objetivo es volver real la teoría y captar más sentidos de los clientes para volver tu presentación inolvidable. Mientras más sentidos se involucren y emociones les generes, más grabado se va a quedar tu mensaje.
Y también podés ponerte poético: llevar una pelota de baseball si tu producto es de deportes y dársela a uno de los clientes (se la van a comenzar a pasar entre ellos), preparar una taza de café en vivo que llena la sala de un aroma reconfortante (en especial a la mañana) si tu producto es gastronómico o llevar un contenedor lleno de botellas de plástico aplastadas si tu producto es de reciclaje.
El objetivo es volver real la teoría y captar más sentidos de los clientes para volver tu presentación inolvidable. Mientras más sentidos se involucren y emociones les generes, más grabado se va a quedar tu mensaje.
13. Amor para los numéricos
Dos amigos pueden estar hablando de lo mismo y opinando bastante similar, sin embargo no logran llegar a un punto en común. Esto pasa porque todos tenemos distintas formas de entender el mundo: algunos son visuales, otros auditivos y por último están los kinestésicos (experimentales).
Lo mismo sucede con los clientes y cualquier audiencia, pero como ya atendimos a todos en los consejos anteriores ahora tenemos que prestarle atención a un último tipo de persona: los numéricos. Los que entienden las cosas a partir de cifras, tablas, gráficos, fórmulas…
Y es complementario. Está muy bien mostrar cómo se vería su banner en tu sitio, pero al lado tiene que venir el total de impresiones, o mostrar un ejemplo del video que harías para promocionar su marca, pero también las reproducciones y VTR que asegurás.
Lo que estás haciendo con esto es cubrir todos los frentes, reducir las dudas al mínimo y dejar a todos satisfechos con lo que vieron. Algunos se irán tarareando la música de tu video, otros imaginando contenidos con la identidad que propusiste y los últimos en el alcance que tendrán con la campaña.
Los numéricos también te dan una gran herramienta: la diapositiva donde resumimos el total de lo propuesto. Esto incluye cantidad de contenidos a generar, espacios del inventario, alcance, reproducciones, equipo dedicado, duración de la campaña y todo lo que puedas enumerar, incluyendo, como cierre, la cotización. Ese slide es el orgasmo de un numérico y justifica todo lo propuesto.
14. Próximos pasos
¿Qué sigue luego de todo lo que acabás de presentar? ¿Necesitás algo del cliente para continuar con lo propuesto? ¿Tenés tareas que hacer luego de presentar?
Siempre intentá cerrar la exposición con los siguientes pasos que te beneficiarían, así le plantás la semilla al cliente en su cabeza de avanzar en la dirección que quieras. Un ejemplo luego de presentar un pitch puede ser:
- Confirmar volumen y temporalidad del proyecto
- Firmar el contrato
- Designar al equipo dedicado
- Participar de las inducciones con cliente y presentar al equipo
- Establecer procesos de trabajo
- Iniciar de operaciones el 1ro de febrero
Por supuesto, esto se tiene que presentar como «en caso de que acepten nuestra propuesta proponemos…» y decirlo con la mayor humildad posible. Pero así lográs demostrar que entendés lo que sigue y predisponés a todos los presentes a que ese sea el camino a seguir, porque ya lo mencionaste, lo leyeron, tiene sentido y parece estar más resuelto que el de nuestra competencia.
Bonus: Vender al presentador
Este es un consejo de Nacho Sueiro, Head of Product Design en Social Snack, que compartió luego de leer los 14 anteriores:
Una vez que una persona generó una primera impresión sobre algo o alguien, es muy difícil que su opinión cambie. Todo el resto de lo que percibe suele acomodarse para que coincida con esa primera impresión que tuvo. Si lográs sugestionar la primera impresión de tu audiencia a que piense que sos un experto en el tema o que tenés «la posta» (la verdad absoluta), van a acomodar todo lo que viene como «lo está diciendo un experto, debe tener razón/debe ser lo mejor».
Hasta acá llegamos. Espero que estos consejos hayan sido de utilidad, de ninguna manera soy el mejor en este tema pero lo que sé me gusta ponerlo allá afuera por si a alguien le sirve.
Me encantaría que compartas estos consejos con la misma intención de propagar conocimientos con la cual los escribí.
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